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Google Apps

Raisons de l'abandon
- Plus d'abonnement gratuit à Google Apps depuis fin 2012 😶
- Le domaine utilisé pour l'inscription à Google Apps devant disparaître et malheureusement, il est impossible de migrer une organisation Google Apps vers un nouveau domaine…

Avant-propos

  • Dans l'une des page de présentation de Google Apps (que je n'ai pas pu retrouver), il est écrit qu'utiliser le navigateur Google Chrome augmente la puissance de Google Apps et j'ai évidement immédiatement pensé “Bande de gros malins! Voilà une pub pour pas cher. C'est du pipeau!”.

Et ben…Allez, disons à moitié seulement! En effet, on peut trouver sur le Chrome Web Store, des composants supplémentaires dont certains complètent très bien Google Apps.

  • Que ce soit pour des outils installés sur le PC ou des services activés depuis le Google Apps Marketplace, j'ai pu noter à plusieurs reprises que même avec des outils de qualité comme Apptivo, le fait de désinstaller (et révoquer les droits d'accès dans le cas des services) ne suffit pas forcément et il ne faut pas hésiter à contacter le support après la désinstallation pour demander la suppression complète du compte et de ses données.
  • À la création de l'organisation, de nombreux services pas forcément désirés sont automatiquement activés (comme par exemple Google+, or tout le monde n'a pas envie d'avoir un profil sur ce réseau social) il faut donc utiliser le panneau de contrôle de Google Apps pour désactiver tout ce qui est superflu.

A quoi ça sert?

Tout a commencé avec un changement de téléphone fixe pour un modèle capable de synchroniser son carnet d'adresses (c'est tellement pratique qu'on se demande pourquoi ce n'est pas encore une possibilité commune à tous les téléphones fixes pour particuliers)… Bon OK, il lui faut impérativement Outlook mais c'est déjà pas mal. 😉

Services de base

Gmail

Tous les geeks aiment jouer avec l'idée d'avoir un serveur de messagerie personnel et une adresse bidule@mondomaine.truc rien qu'à lui tout seul. 😎
Et tous ceux qui ont essayé savent que la gestion d'un serveur de messagerie demande un gros boulot et que la gestion du SPAM est une plaie. m(
C'est là que Google Apps est génial: il permet de gérer les fameuses adresses bidule@mondomaine.truc mais en se basant sur le service Gmail. On obtiens donc un Gmail personnalisé avec tous les avantages de Gmail (interface, anti-spam, …) et certains esprits chagrins diront “et les inconvénients” (risque en cas de panne ou de changement de politique de Google, être à la merci de ces salopards de fouineurs, …). 😉
C'est vrai et chacun fera son choix…🙂

Un compagnon indispensable

Gmail Notifier Pro se loge dans la barre de tâche pour surveiller Gmail sans garder un navigateur ouvert.
Ses points forts :

  • Outil très pro mais gratuit jusqu'à 2 comptes pour une utilisation personnelle (environ 12€ au delà à ce jour pour la licence non commerciale)
  • Gérer l'utilisation des liens “mailto”
  • Utilise sans problème n'importe quel navigateur, même portable
  • Existe en version portable de manière native ce qui est un atout pour une application liée à des services en ligne

Les options indispensables sont :

  • Général :
    • Always Start Minimized (la traduction française n'est pas parfaite mais c'est pas méchant)
    • Comptes : utiliser de préférence le mode IMAP (surtout avec la version portable)
  • Messages :
    • Désactiver la récupération du corps des messages et des pièces jointes (c'est évidement un avis personnel, je veux uniquement être prévenu, pas en faire un client de messagerie)
    • Register As Default Mail Application (c'est cette option qui permet de gérer les liens “mailto”) : cela lancera automatiquement le navigateur si il est fermé (même la version portable, tant que l'exécutable est accessible évidement)

Drive

Logiciels de synchronisation

Pour un seul espace de stockage

Logiciel Google Drive : rien d'extraordinaire mais il fait le job.
Si l'on ne souhaite pas laisser le logiciel placer le dossier qui sera synchronisé où il veut (par défaut sous Windows 7 dans 'C:\Users\<login>'), il vaut mieux le faire pendant l'installation en affichant les options avancées. Note 😘* pour synchroniser les documents partagés avec un PC grâce à ce logiciel, il suffit, dans l'interface web de Google Drive, de les faire glisser vers [Mon Drive]. == Pour plusieurs espaces de stockage == Logiciel Insync. Notes 😘*

  • il est très utile de noter qu'Insync existe pour la majorité des OS mobiles (iOS, Android, Windows Phone et Blackberry) ou non (Mac OS X, Windows et même Linux en beta).
  • Insync est actuellement (fin 2012) en cours de développement et risque de devenir payant mais impossible de connaitre la politique qu'ils choisiront pour les particuliers.
  • pour la majorité des utilisateurs, le simple partage intégré à Google Drive suffira…

Fichiers au format OpenDocument

Pour d'obscures raisons, Google Drive ne permet pas d'afficher et encore moins d'éditer ces fichiers… Un comble avec un format de fichiers Open Source!
C'est là que Chrome se révèle le compagnon idéal de Google Apps car il existe dans le Chrome Store des modules supplémentaires capables de le faire.
Personnellement j'ai choisit [https://chrome.google.com/webstore/detail/installfree-nexus-with-li/hmeppmjdpkakkppbnmjihjcnmgoonpba InstallFree Nexus with LibreOffice], qui consiste en une version en ligne de LibreOffice. Nexus a disparu de la circulation, il reste à lui trouver un remplaçant.

Services supplémentaires indispensables

Aptivo Contacts

Principe de base

Il est tout à fait possible de partager un carnet d'adresse entre différents membres d'une organisation Google Apps (ou entre de simples comptes Gmail d'ailleurs). Malheureusement, dans ce cas, les adresses mail des contacts partagés ne sont pas identifiées par Gmail et les mails correspondants restent notés comme provenant d'expéditeurs inconnus (de même, les dates d'anniversaire des contacts partagés ne sont pas prises en compte par l'agenda).
Aptivo Contacts comble ces lacunes et les contacts partagés sont parfaitement reconnus, que ce soit au niveau de la messagerie ou de l'agenda.
Les modifications faites par le Super User d'Apptivo prennent de 30 minutes à 24 heures pour se propager (selon le volume de données)… Ça peut sembler long quand on attends la modification mais objectivement c'est plutôt rapide.

Les Plus

  • Gratuit (alors que plusieurs services équivalents sont payants, et généralement avec un coût par utilisateur et par an). Il existe une version Premium qui ajoute probablement des tas de fonctions inutiles en dehors du monde professionnel.
  • Fonctionne avec la version gratuite de Google Apps, ce qui n'est pas le cas de nombreux services équivalents ou limités au partage de quelques contacts
  • La possibilité géniale de pouvoir contacter le support par chat depuis l'interface web du service (en anglais et aux horaires de bureau US mais cela n'enlève rien au résultat)
  • Les contacts partagés sont ajoutés aux contacts des utilisateurs (donc les mails provenant de ces contacts sont identifiés comme tel et les dates d'anniversaire des contacts partagés sont aussi prises en compte dans le calendrier)

Les Moins

  • Mise en place pas évidente (Apptivo peut faire beaucoup plus que le partage de contacts donc on utilise une usine à gaz pour faire des additions)
  • Lorsque chaque utilisateur se connecte pour la première fois à l'interface web avec son compte Google Apps, une erreur de mot de passe apparaît. C'est juste qu'il n'existe pas encore et il faut demander sa ré-initialisation. Il s'agit bien uniquement du mot de passe Apptivo mais on peut aussi cliquer sur un bouton pour se connecter avec le compte Gmail. C'est un peu perturbant tout de même 🙂
  • Crée obligatoirement dans les contacts de chaque utilisateurs les groupes Apptivo Employees et Apptivo Contacts qui ne peuvent pas être renommés (c'est pas bien méchant mais très moche)

Notes

  • l'apparition du fameux groupe Apptivo Contacts peut prendre du temps ou nécessiter que chaque utilisateur se connecte à l'interface web, je ne sais pas trop quel élément a fonctionné
  • cette application est créée par des Américains et pensée pour des Américains… Si l'on importe des contacts depuis l'interface web d'Apptivo, ils sont re-localisés aux Etats-Unis (sauf peut-être si le pays était déjà renseigné) et l'adresse est malmenée (code postal à la fin, ville qui se retrouve parfois dans le champs rue, …) donc à priori, il vaut mieux se contenter de créer les contacts dans l'interface Gmail et les ajouter simplement au groupe Apptivo Contacts
services/googleapps/accueil.txt · Dernière modification: 2016/11/26 16:45 par Admin